Proceso de comunicación
En la preparación de mi curso de otoño Comunicación para profesionales, he estado pensando cada vez más en los diferentes tipos de comunicación. En años anteriores, he descrito cuatro tipos de comunicación, pero creo que en realidad hay cinco tipos de comunicación: verbal, no verbal, escrita, auditiva y visual.
Lo que hacemos mientras hablamos suele decir más que las propias palabras. La comunicación no verbal incluye las expresiones faciales, la postura, el contacto visual, los movimientos de las manos y el tacto. Por ejemplo, si estás manteniendo una conversación con tu jefe sobre tu idea de ahorro, es importante que prestes atención tanto a sus palabras como a su comunicación no verbal. Puede que tu jefe esté de acuerdo con tu idea verbalmente, pero sus señales no verbales: evitar el contacto visual, suspirar, tener la cara fruncida, etc. indican algo diferente.
El acto de escuchar no suele figurar en la lista de tipos de comunicación. Sin embargo, la escucha activa es quizá uno de los tipos de comunicación más importantes, porque si no podemos escuchar a la persona que tenemos enfrente, no podemos relacionarnos con ella de forma eficaz. Piensa en una negociación: parte del proceso consiste en evaluar lo que quiere y necesita la oposición. Si no se escucha, es imposible evaluarlo, lo que dificulta la consecución de un resultado ganador.
Estilos de comunicación
La comunicación significa transferir pensamientos, información, emociones e ideas a través de gestos, voz, símbolos, signos y expresiones de una persona a otra. Hay tres elementos esenciales en cualquier proceso de comunicación: el emisor, el receptor y el canal (medio).
El Emisor codifica los mensajes en cualquier forma, como la voz, la escritura o cualquier signo. Por eso se le llama a menudo codificador. El receptor descodifica el mensaje del emisor para entenderlo. Por eso se les llama a menudo Decodificador.
Comunicación visual
Pero a pesar de su importancia, el 57% de las empresas estadounidenses encuestadas no cuentan con especialistas en comunicación interna y el 60% de los profesionales de la empresa afirman que no miden los resultados de su comunicación interna.
Un informe de Economist Intelligence Unit señala el motivo: Esto puede atribuirse en gran medida a que los empleados citan el estrés añadido (52%), el retraso o el fracaso en la finalización de un proyecto (44%) y la baja moral (31%) como resultado de una mala comunicación.
Para mejorar estos resultados, los directivos de las empresas deben esforzarse por comprender plenamente los cuatro tipos principales de comunicación empresarial. A continuación profundizamos en ellos y en cómo su aplicación efectiva puede tener un impacto positivo tanto en los equipos internos como en las relaciones externas clave.
En términos generales, los cuatro tipos principales de comunicación empresarial son: ascendente, descendente, lateral y externa. No hay una forma «correcta» de comunicar dentro de una organización. Sin embargo, considerar cuidadosamente los pros y los contras de cada tipo le ayudará a determinar qué estrategias son las mejores para su equipo/organización, y también si sería mejor emplear varios tipos de comunicación.
Estructura de la comunicación
Sin embargo, algunas formas de comunicación no implican directamente el lenguaje hablado o escrito. La comunicación no verbal (lenguaje corporal) consiste en acciones, gestos y otros aspectos de la apariencia física que, combinados con expresiones faciales (como sonreír o fruncir el ceño), pueden ser poderosos medios para transmitir mensajes. A veces, el cuerpo de una persona puede estar «hablando» incluso cuando guarda silencio. Y cuando la gente habla, su cuerpo puede decir a veces cosas diferentes de las que transmiten sus palabras. Un mensaje mixto se produce cuando las palabras de una persona comunican un mensaje, mientras que, de forma no verbal, está comunicando otra cosa.
Aunque la tecnología, como el correo electrónico, ha reducido la importancia de la comunicación no verbal, la mayor parte de la comunicación organizativa sigue teniendo lugar mediante la interacción cara a cara. Todo mensaje verbal tiene un componente no verbal. Los receptores interpretan los mensajes tomando el significado de todo lo disponible. Cuando las señales no verbales son coherentes con los mensajes verbales, actúan para reforzar los mensajes. Pero cuando estos mensajes verbales y no verbales son incoherentes, crean confusión en el receptor.